Академическая справка: что это такое, зачем нужна и как получить

Академическая справка — это документ, подтверждающий обучение в училище, колледже, вузе до итоговой аттестации. Ее предоставляют для доказательства прослушанного количества часов по дисциплинам при академическом отпуске, болезни, переезде, отчислении из института, затруднении в оплате. Документ позволяет возобновить обучение либо перевестись в другой институт.

Рисунок 1. Как получить академическую справку: от подачи заявления до получения документа — всё по шагам

Когда нужна академическая справка: распространенные ситуации

Академическую справку предоставляют согласно п. 12 ст. 60 ФЗ «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 при наличии у студента сложностей в завершении обучения в срок. Документ содержит данные об изученных дисциплинах, часах практики, теории, полученных оценках за зачеты, экзамены и пр.

Запросить справку об обучении в вузе, колледже или техникуме можно в следующих ситуациях:

• несдача экзаменов, зачетов;
• получение неудовлетворительной оценки/балла по дисциплине, практике;
• принятие решения студентом о приостановке обучения;
• отчисление учащегося из техникума/вуза за неуспеваемость;
• продолжительная болезнь студента либо его близких родственников;
• изменение места проживания;
• перевод в другой институт/колледж;
• рождение детей;
• прохождение производственной практики;
• возникновение сложностей в оплате;
• прохождение службы в армии;
• оформление академического отпуска;
• трудоустройство во время учебы на технические, медицинские, юридические специальности.

Документ можно запрашивать после завершения 1-й сессии и курса (при сданных зачетах, экзаменах). Выдают справку по заявлению учащегося в деканате либо администрации учреждения. У студента запросят бумаги, подтверждающие причину приостановки обучения.

Официальный документ обладает юридической силой.

При отчислении студента на 2-м и последующих курсах справка позволит восстановить обучение в учреждении. Оригинал документа предъявляют по месту требования. Студенту, не сдавшему ни одного зачета, экзамена академическую справку не выдают.

Какие данные включает академическая справка

Академическая справка об обучении составляется с учетом ГОСТ Р 7.0.8-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу», ГОСТ Р 2.105-2019 «Общие требования к текстовым документам» и внутренних документов и методических рекомендаций учреждения.

Документ оформляют на листе формата А4 либо специальном бланке колледжа/института. Справка должна быть завизирована уполномоченными сотрудниками заведения (деканом, ректором, их официальными представителями или секретарем). Гербовая печать для справки не обязательна.

На 1-й странице справки размещают данные о заведении и учащемся:

• номер документа;
• дату предоставления;
• Ф.И.О. обучающегося и дату его рождения;
• справки о предыдущем образовании;
• число поступления в техникум/вуз и номер приказа о зачислении;
• даты приостановки учебы либо отчисления;
• специализация/факультет, номер группы или курс;
• данные по результатам обучения (количество часов, зачетов, экзаменов);
• причину приостановки образовательного процесса;
• подписи официальных лиц.

На другой стороне справки указывают:

• список изученных дисциплин;
• точное число часов по каждому предмету;
• полученные зачеты по направлениям;
• оценки за дисциплины;
• общую длительность учебы в учреждении;
• основание для приостановки обучения либо отчисления учащегося из учреждения.

Справку с места учебы часто оформляют в форме таблицы. Копия документа хранится в личном деле учащегося.

Рисунок 3. Вот и готово — справка на руках! Осталось только использовать по назначению

Как оформить и получить академическую справку

Академ справки выдают сотрудники деканата. Студенту необходимо написать заявление на имя ректора учебного учреждения. Запрос передают в деканат лично либо отправляют заказным письмом по почте.

Рисунок 2. Студент приносит заявление и документы в деканат — без этого справку не оформят

В заявлении указывают полное название учреждения, юридический адрес главного офиса, Ф.И.О. учащегося, факультет и номер группы.

В обращении к ректору надо подтвердить цели получения справки, уважительные основания для приостановки обучения, место предъявления документа (компания для прохождения практики, другой вуз, иные официальные инстанции). В заявлении должны быть подпись студента и дата оформления.

Общие рекомендации, как получить академическую справку:

1. Подготовить заявление по образцу вуза либо готовым шаблонам.
2. Собрать бумаги для подтверждения оснований приостановки учебы.
3. Подать заявление и пакет бумаг в деканат.
4. Ожидать рассмотрения заявки и решения деканата.
5. Проверить при получении бумаги личную информацию.

Перечень запрашиваемых бумаг может быть установлен внутренним решением ректора вуза. А также список зависит от нюансов ситуации приостановки учебы.

Для получения академической справки по болезни потребуются:

• заключение медкомиссии с диагнозом студента;
• выписка из истории болезни учащегося либо его родственника, требующего постоянного ухода;
• справка о необходимости в регулярном прохождении медицинских процедур;
• подтверждение нетрудоспособности заболевшего студента.

При прерывании учебы по беременности потребуется предоставить справку по форме 095/у от врача из ЖК, документ об общем состоянии здоровья. После рождения ребенка надо принести соответствующую справку в деканат.

При затруднении в оплате учебного учреждения необходимы:

• справка о составе семьи;
• подтверждение снижения дохода (для представителей семьи);
• свидетельство о смерти родителя или опекуна.

При прерывании обучения для службы в армии студенту надо предъявить в вуз повестку из военкомата. Запрос на академ справку можно писать, в т.ч. по другим уважительным основаниям (при стихийных бедствиях, изменении положения семьи).

Академическая справка при отчислении или переводе

Согласно законодательству РФ учащиеся, не сдавшие итоговую аттестацию, не защитившие диплом, получившие низкие оценки по дисциплинам вуза, имеют право на получение академической справки после отчисления.

Для оформления документа необходимо подать заявление в деканат учреждения, предъявить паспорт. Бумагу должны предоставить в течение 3 рабочих дней.

Она позволяет восстановить обучение в техникуме/институте в срок до 5 лет. Справку не оформляют студентам, отчисленным из учреждения за большое количество прогулов.

Академическая справка при переводе в другой институт (в пределах страны либо в другом государстве) выдается деканатом по запросу учащегося. Для подготовки документа в вузе запросят:

• заявление студента по образцу;
• официальное приглашение на учебу в вуз РФ или другой страны;
• выписку о составе семьи;
• подтверждение доходов членов семьи;
• свидетельство о смерти родственника (при потере родителя либо официального опекуна).

Стандартно справку предоставляют в деканате в течение 3–6 трудовых дней. При затруднении в получении документа студент имеет право написать жалобу в Роспотребнадзор, региональную прокуратуру либо отдел образования города.

Получить справку может учащийся или доверенное лицо. Законному представителю потребуется предъявить нотариальную бумагу, паспорт.

Срок действия академической справки

Законодательством не установлен срок действия справки. Документ подтверждает прохождение обучения в техникуме/вузе в указанный период, сдачу зачетов, экзаменов, количество часов по каждому предмету. Бумага не может устареть или потерять срок действия.

Однако восстановить обучение на курсе, получить специальность и диплом гос образца в учреждении студент может только в течение 5 лет с даты выдачи справки. Для повторного зачисления в техникум/институт на факультете должны быть вакантные места.

При выдаче справки по семейным обстоятельствам срок действия документа зависит от длительности официального академического отпуска.

При утере или повреждении справки студент имеет право запросить дубликат в учебном учреждении. В деканат направляют заявку в письменной форме для получения копии документа.

В заявлении указывают причину запроса. Архивы стандартно хранятся в деканатах вузов до 75 лет. Дубликат справки студенту должны предоставить в срок до 10 трудовых дней.

Частые ошибки и важные нюансы

Ошибки при оформлении справки:

1. Неверные личные данные. При заполнении бланка секретарем деканата возможно неправильное указание Ф.И.О., даты рождения, названия факультета, номера группы. Поэтому специалисты рекомендуют при получении справки сверить информацию в справке с паспортными данными и другими документами учащегося.
2. Неточные оценки. В документе могут по ошибке указать неверные баллы, оценки за экзамены, курсовые работы и пр. Поэтому при получении документа важно сверить перечень изученных дисциплин, часов на обучение, прохождение практики с информацией из зачетки и других официальных бумаг студента.
3. Неверная форма обучения. Ошибкой считается пропуск либо неточное указание способа получения знаний (очное, дистанционное, заочное). В бланке должна быть графа для формата обучения.
4. Отсутствие подписей официальных лиц. Справка без визы ректора либо его заместителей (проректоров, секретаря) является недействительной.
5. Неверно заполненный бланк. Справка должна содержать полные данные об учреждении, студенте, дисциплинах. Название справки, реквизиты колледжа/вуза стандартно приводятся на 1-й странице.
6. Неаккуратное оформление документа. Справка с грамматическими, пунктуационными ошибками, отсутствием отступов, подзаголовков затрудняет понимание информации при переводе в другой вуз, представлении по месту работы. Студенту рекомендуют проверить грамотность оформления бумаги, отсутствие речевых ошибок и запросить внести коррективы в документ.

FAQ / Вопросы и ответы

1. Что такое академическая справка?

Документ, подтверждающий факт прохождения части образовательной программы. Выдается вузом при отчислении, переводе, завершении обучения.

2. Зачем нужна академическая справка?

Для перевода в другой вуз, оформления отсрочки от армии, подтверждения уровня образования и пройденных дисциплин.

3. Можно ли получить академическую справку без отчисления из учебного учреждения?

Иногда — да, если требуется подтвердить промежуточные результаты обучения. Но чаще — только при отчислении.

4. Сколько действует академическая справка?

Обычно 5 лет, но лучше уточнить в вашем учебном учреждении.

5. Сколько времени оформляется академическая справка?

От 1 до 10 рабочих дней, зависит от вуза и загруженности канцелярии.

Заключение: что важно помнить

Академическая справка позволяет восстановить обучение при возникновении финансовых сложностей, продолжительной болезни, переезде в другой город/страну по семейным обстоятельствам и пр.

Документ оформляют в деканате заведения по утвержденному стандарту и при наличии пакета бумаг от студента. Срок выдачи бумаги не превышает 10 рабочих дней.

Запросить образец академической справки можно в деканате либо скачать на сайте учреждения. Получить документ могут законные представители учащегося (родители либо официальные опекуны) по нотариальной доверенности.

Если не успеваете разобраться с документами или у вас просто нет времени на долгие запросы и сбор информации — обращайтесь. Наши специалисты помогут подготовить нужные материалы, подскажут, как все оформить правильно и без лишнего стресса.