Реферат выполнен в срок. Тема раскрыта. Автор добросовестный. Спасибо!
Информация о работе
Подробнее о работе
Понятие и организация документооборота на предприятии
- 16 страниц
- 2012 год
- 316 просмотров
- 0 покупок
Гарантия сервиса Автор24
Уникальность не ниже 50%
Фрагменты работ
в работе анализируется организация документооборота на предприятии
Введение 3
1. Теоретические аспекты сущности документооборота и его организации 4
1.1. Понятие и сущность документооборота предприятия 4
1.2. Обработка входящих документов в процессе документооборота 6
2. Номенклатура и хранение дел в системе документооборота на предприятии 10
2.1. Понятие и разработка номенклатуры дел предприятия 10
2.2. Подготовка документов и передача на хранение в архив 12
Заключение 15
Список использованной литературы 16
1.1. Понятие и сущность документооборота предприятия
Суть процесса документооборота состоит в движении документов предприятия с момента их создания, либо получения, и до завершения исполнения, либо отправки.
И. В. Клоков представляет следующее определение: «Документооборотом называют движение либо обращение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив»1. Из представленного определения формируется понятие документа, который по своей сути является материальным объектом с информацией, закрепленной для ее передачи в пространстве и времени любым способом, т.е. от одного человека к другому. Под данное определение попадают и современные электронные документ, т.к. электронные файлы, письма с текстовой или графической информацией, а также необычные письмами с точки зрения документооборота, такие как берестяные грамоты, глиняные таблички, древние папирусы.
...
1.2. Обработка входящих документов в процессе документооборота
Обработка входящих документов является необходимым процессом в документообороте предприятия. Все входящие документы проходят несколько стадий обработки:3
• первичная обработка;
• предварительное рассмотрение;
• регистрация;
• рассмотрение руководством;
• передача на исполнение;
• отправка;
• формирование дел и хранение.
Для того чтобы распределить входящие документы на две основные группы, т.е.: материалы, непосредственно направляемые ответственным исполнителям и в структурные подразделения, либо те, которые требуют обязательного рассмотрения со стороны руководства проводится предварительное рассмотрение документов. Реализуется предварительное рассмотрение на базе результатов оценки их содержания, а также на основе существующей организационной структуры и системы делегирования полномочий.
...
2.1. Понятие и разработка номенклатуры дел предприятия
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые заводятся на предприятии с указанием сроков их хранения.5 Это, своего рода, классификационный справочник, который определяет, как группировать документы по делам. Номенклатура дел должна отвечать требованиям:
• полного охвата всех документов, создаваемых или получаемых предприятием;
• группировки документов временного и постоянного хранения, их отдельного разделения в дела;
• четкой формулировки заголовка дела, полностью отражающего содержание и состав документов, исключающей возможность включения ошибочно в него документов, которые не соответствую содержанию, либо сроку хранения;
• систематизации внутри разделов по срокам хранения и важности.
Применяется номенклатура дел при распределении документов по делам для классификации. Заголовки дел из номенклатуры при этом переносятся на обложки.
...
2.2. Подготовка документов и передача на хранение в архив
Для того чтобы обеспечить сохранность и закрепить порядок расположения документов, которые включены в дело, все листы, за исключением внутренней описи и листа заверителя в процессе документооборота нумеруют. По итогам нумерации листов формируется заверительная надпись, располагаемая в последствие в конце дела. Содержание заверительной надписи состоит из цифр и прописи, содержащих количество листов конкретного дела, особенностей отдельных документов (наличие рисунков, фотографий, чертежей и т.п.). Подписывается надпись с указанием расшифровки подписи, даты составления и должности. В соответствии с заверительной надписью на обложке дела проставляется количество листов в деле.7
На обложку дела переносится реквизит «срок хранения дела» после сверки его со сроком хранения из соответствующей номенклатуры дел.
...
Заключение
По итогам проведенного исследования были сформированы следующие выводы:
1. Сущность документооборота состоит в эффективной реализации процесса движения документов предприятия с момента ли создания (получения) и до завершения исполнения (отправки).
2. Все потоки документооборота подразделяют на входящие, исходящие и внутренние документы.
3. Обработка внутренних документов состоит из следующей последовательности: первичная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководством – передача на исполнение – отправка – номенклатура дел – хранение.
4. Предварительное рассмотрение состоит в определении адресата и направления. Это позволяет значительно упростить организационную деятельность и упорядочить действия персонала предприятия.
5. Регистрация документов заключается в закреплении факта создания и получения документов при помощи установления на нем даты, индекса, записи сведений в документе в соответствующих внутренних формах.
1. ФЗ РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ // «РГ» - Федеральный выпуск от 27 октября 2004 г. N 3614
2. Анодина Н. Н. Документооборот в организации / Н. Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2009. – 176 с.
3. Басаков М. И. Документы и документооборот коммерческой организации / М. И. Басаков. – М.: Феникс, 2009. – 416 с.
4. Доронина Л. А. Составляем номенклатуру дел на следующий год // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – М., 2007. – С. 5
5. Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база / О. И. Захаркина, Д. Е. Гусятникова, М. А. Шитова. – М.: Омега-Л, 2009. – 260 с.
6. Квеско Р.Б. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие / Р.Б. Квеско, С.Б. Квеско. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2009. – C. 46
7. Клоков И. В. Эффективное делопроизводство / И. В. Клоков, В. С. Пташинский. – Спб.: Питер, 2008. – 224 с.
8. Основные правила организации документооборота в учреждении. – URL.: http://www.rus-lib.ru/book/30/dokym/Kuznecov/Kuznecov_224-271.html (дата обращения: 08.10.2012)
9. Подсчет и организация документооборота. – URL.: http://docrev.ru/podschet-i-optimizaciya-dokumentooborota/2/ (дата обращения: 08.10.2012)
10. Рогожин М. Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии / М. Ю. Рогожин. – М.: РОСБУХ, 2009. – 248 с.
11. Семенихин В. В. Кадровый документооборот / В. В. Семенихин. – М.: Эксмо, 2010. – 384 с.
Форма заказа новой работы
Не подошла эта работа?
Закажи новую работу, сделанную по твоим требованиям
