организация документооборота в школе

Современная деятельность каждой организации, независимо от организационно-правовой формы, от вида деятельности и численности штата работников неразрывно связана с документооборотом, от которого зависит не только ежедневная деятельность организации, но зачастую и ее будущее. Документооборот каждой организации отображает движение документопотоков различного вида, в частности материальных, финансовых, информационных, кадровых, работ и директив.
Документооборот можно представить определённым образом в виде организованной памяти организации, которая используется с целью восстановления истории любого вопроса, представляющего определенную ценность, а также с целью извлечения определенного опыта в той или иной области, с целью анализа различных сторон деятельности конкретной организации, установления причинно-следственных связей и т.п. Кроме того документооборот организации представляет собой учёт и контроль результатов ее деятельности. Документооборот также является и средством управления организацией, с помощью которого обеспечивается квалифицированное функционирование как отдельно взятого сотрудника, так и подразделений организации.
Информация – это снова принятия решений и последующих действий, а документ в свою очередь – это носитель информации. Информация по своей сути может быть самой разнообразной, некоторые из которых непосредственно побуждают к совершению определенных действий, а другие в свою очередь обеспечивают какую-либо деятельность. Таким образом, и информация и документ соответственно являются ресурсами управления и функционирования каждой без исключения организации.
Все это обуславливает актуальность темы дипломной работы, так как правильность оформления того или иного документа как носителя определённой информации имеет весомое значение, а правильный и эффективный документооборот способствует эффективному движению определенного документа внутри организации, а, следовательно, и оперативному принятию решений в отношении таких документов. Правильно оформленный документ, эффективный документооборот и оперативность принятия решений – это залог успеха каждой организации, а значит ее процветания и дальнейшего функционирования. Документооборот это одна из составляющих частей деятельности каждой организации, а это значит, что совершенствование данной области на законодательном и внутриорганизационном уровнях является целью государства и отдельно взятого руководителя.
Тема нашего исследования раскрывается в трудах таких ученых в области делопроизводства, как Т.В. Кузнецова, В.В. Галахов, О. Подолина, Д. Абдукадырова и других. Теоретическую базу исследования составляют федеральные законы и нормативные акты Российской Федерации, периодические издания «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Секретарь-референт», и т.д.
База исследования - муниципальное автономное образовательное учреждение "Средняя общеобразовательная школа № 5" (далее Школа).
Объектом исследования является анализ документооборота Школы.
Предметом исследования является нормативно-правовая база организации документооборота, и организация делопроизводства в исследуемом объекте.
Целью дипломной работы является рассмотрение организации документооборота в Школе, выявление актуальных проблем, возникающих в ходе организации документооборота, а также поиск путей совершенствования документооборота.
Для достижения указанной цели поставлены следующие задачи:
1. описать нормативно-правовую базу по организации документооборота в Российской Федерации;
2. исследовать схему организации документооборота;
3. раскрыть особенности документооборота Школы;
4. дать рекомендации по совершенствованию организации документооборота в Школе.
В дипломной работе были использованы следующие методы исследования: анализ нормативно-правовой документации, теоретический анализ и синтез, абстрагирование, конкретизация и идеализация, аналогия, классификация, обобщение, специально-юридический и сравнительно-правовой.
Практическая значимость заключается в исследовании эффективности внедрения электронного документооборота в деятельность образовательного учреждения.
Структура дипломной работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав и заключения. Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.
В первой главе рассматривается организация документооборота. Во второй главе раскрываются особенности организации документооборота в Школе. Третья глава посвящена вопросам совершенствования системы документооборота в исследуемом учреждении.
В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме.

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………

1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ……………………………
1.1. Нормативно-правовая база организации делопроизводства……………
1.2. Организация документооборота…………………………………………
1.3. Основные виды документов………………………………………………

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АВТОНОМНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 5»……………………….

2.1. История муниципального образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 5»……………………………………….
2.2. Организация документооборота муниципального автономного образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 5»………………………………………………………………………
2.3. Основные виды документов муниципального автономного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №5»……………

3. ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МУНИЦИПАЛЬНОМ АВТОНОМНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 5»…………

3.1. Выбор системы электронного документооборота и этапы ее внедрения………………………………………………………………….
3.2. Эффективность внедрения системы электронного документооборота для управленческой деятельности школы………………………………

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………

работа содержит теорию и практику на примере школы Пермского края, предложены пути совершенствования

Нормативно-правовые акты
1. Конституция Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12.12.1993 // Российская газ. - 1993. - 5c.
2. О Государственном гербе Российской Федерации: федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 № 2-ФКЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2000. - Ст. 5021.
3. О персональных данных: федеральный закон от 27 июня 2006 № 152-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2006. - Ст. 3451.
4. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: федер. закон от 02 мая 2006 № 59-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2006. - Ст. 2060.
5. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2006. - Ст. 3448.
6. Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - Ст. 4169.
7. Об электронной подписи: федеральный закон от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2011. - Ст. 2036.
8. О языках народов Российской Федерации: закон от 25 октября 1991 № 1807-1 // Ведомости СНД и ВС РСФСР. - 1991. - 12.12. - № 50. - Ст. 1740.
9. Об обязательном экземпляре документов: федеральный закон от 29 декабря 1994 № 77-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1995. - № 1. – Ст. 1.
10. Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 № 1268 // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1996. - № 2. - Ст. 123.
11. Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 № 477 // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2009. - № 25. - Ст. 3060.
12. Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения: Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 № 1182 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2007. - № 46.
13. Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»: Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 № 558 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2010. - № 38.
14. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. - М., ИПК Издательство стандартов, 2003.
15. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. - М.: Стандартинформ, 2014.
16. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР): утв. Постановлением Комитета по стандартизации, метеорологии и сертификации от 26 декабря 1994 № 367. - М., ИПК Издательство стандартов, 1995.
17. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93: утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299. - М., ИПК Издательство стандартов, 1995.

Литература

18. Абдукадырова, Д. Основные принципы и методы формирования документов в дела / Д. Абдукадырова // Вопросы документооборота. - 2011.- № 10. - С. 57– 65.
19. Барихин, А. Б. Делопроизводство и документооборот / А.Б. Барихин. – М.: Книжный мир, 2008. – 416 с.
20. Бетина, З. Н. Инструкция по делопроизводству / З.Н. Бетина. - Тамбов: Изд-во ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2012. – 76 с.
21. Васильев, Ф. П. Особенности делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти России / Ф.П. Васильев, В.А. Яковлев, Е.И. Наумова // Административное право и процесс. – 2011. - № 1. – С. 50 - 54.
22. Воротынцева, Т. Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха / Т. Вортынцева. – СПб.: Питер, 2012. - 176 с.
23. Галахов, В.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Организация секретарского дела: Учеб. пособие для нач. проф. Образования / В.В. Галахов. – 3-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2011. - 240 с.
24. Галахов, В.В. Делопроизводство. Образцы и технология работы: более 120 документов / В.В. Галахов [и др.]. - 3-е изд., перераб., доп. – М.: Проспект, 2012. - 480 с.
25. Голянд, И.Л. Документирование управленческой деятельности / И.Л. Голянд, В.В. Девинова, К.А. Мухина. – Красноярск, 2011. – 185 с.
26. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: электронный учебник / А.С. Гринберг. – Юнити-Дана, 2011. – 390 с.
27. Гулин, В.В. Сравнительный анализ методов классификации текстовых документов / В.В. Гулин // Вестник Московского энергетического института. – 2011 - № 6 – С. 100-108.
28. Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К.А. Волков [и др.]. - СПб.: СПбГАСУ, 2009. – 140 с.
29. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник. – Ростов н/Д: Феникс, 2013. – 350 с.
30. Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков [и др.]. - СПб., 2009. – 140 с.
31. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев [и др.]. – М.: Логос, 2012. — 352 с.
32. Захарова, Т.И. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие / Т.И. Захарова. – М., 2010. - 154 с.
33. Камышев, Э.Н. Современное документоведение: учебное пособие / Э.Н. Камышев, Г.Ю. Литвинцева, О.Ю. Матвеева. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2012. – 148 с.
34. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов. - 5-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2009. — 520 с.
35. Кузнецова, Т. В. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2009. - № 3. – С. 13-16.
36. Кузнецова, Т. В. Архив начинается с делопроизводства / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2009. - № 2. – С. 13-17.
37. Куняев, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов. – М.: Логос, 2010. – 626 с.
38. Стенюков, М.В. Делопроизводство и документоведение /М.В. Стенюков. – М.: А-Приор, 2010. – 218 с.
39. Кулешов, С.Г. Общее документоведение: учеб. пособие / С.Г. Кулешов. — К.: Альтернатива, 2012. – 490 с.
40. Нечаева, Е.В. Делопроизводство: учебное пособие / Е. В. Нечаева. – СПб.: Изд-во Политехн. ун-та, 2011. — 151 с.
41. Мосеев, Р.Н. Современное документоведение / Р.Н. Мосеев. – М.: АСТ, 2010. – 384 с.
42. Панафидин, Ф.А. Документоведение и документационное обеспечение управления: практикум / Ф.А. Панафидин. – Волгоград: Волгоградское научное издательство, 2012. – 108 с.
43. Подолина О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: Работа с его шаблонами /О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. - № 10. – С. 20-23
44. Подолина О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. – 2009. - № 3. – С. 26-27.
45. Смирнова, Е.П. Делопроизводство для секретаря / Е.П. Смирнова. – М.: Омега-Л, 2010. – 152 с.
46. Стенюков, М.В. Делопроизводство и документоведение /М.В. Стенюков. – М.: А-Приор, 2010. – 218 с.

Электронные и Интернет-ресурсы

47. «ЕВФРАТ-Документооборот» [Электронный ресурс]: официальный сайт. – Режим доступа: http://www.evfrat.ru/about/ (дата обращения: 29.05.2014).
48. Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 5» [Электронный ресурс]: официальный сайт. – Режим доступа: http://sh5-krkam.edusite.ru (дата обращения: 29.05.2014).