Информационная сторона управления

Управление предприятием не может быть эффективным без достаточной надежной, оперативной, достоверной и своевременной информации. Информация – это основа управленческого процесса, от того, насколько она совершенна, зависит во многом качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от него четкости в организации процессов сбора, анализа и обработки информации, при этом менеджер должен уметь определять, важна или второстепенна поступающая информация. Опытный менеджер должен также уметь упорядочивать обмен информацией и коммуникации в рамках фирмы.

Управляющая система от управляемой системы получает информацию о состоянии определенных технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе этой полученной информации в управляющей системе вырабатываются команды управления и осуществляется их передача для исполнения в управляемую систему.

Качественные характеристики информации, используемой в управлении

Эффективность управления каждой динамической системой определяется во многом тем, как организован процесс хранения, поиска, передачи, обработки и пополнения информации. Основные потребительские качества информации, определяющие эффективность использования ее, это:

• репрезантивность – выражает точность формирования и выявления информации для адекватного воссоздания передаваемого явления;
• содержательность – это семантическая емкость информации, равная отношению количества в сообщении семантической информации к объему обработанных данных;
• достаточность - характеризует содержательную полноту сообщаемого набора показателей при принятии решения;
• доступность – это удобство для восприятия потребителем формы представления информации;
• актуальность – характеризует степень информационной ценности на момент использования ее в зависимости от сроков динамики возникновения и изменения информации;
• своевременность – определяется как степень соответствия момента поступления информации моменту времени, назначенному ранее;
• точность и достоверность – характеризует то, насколько близка информация к реальному состоянию описываемого явления или объекта;
• ценность – это важность информации при решении конкретных задач;
• понятность – определяется как соответствие содержания информации уровню потребительских знаний;
• краткость – характеризует степень сжатости изложения сообщаемых фактов и сведений;
• устойчивость – это способность информации реагировать без нарушения необходимой точности на изменения исходных данных.

Информационный ресурс представляет собой совокупность накопленной информации, которая зафиксирована в любой форме на материальном носителе, обеспечивающей передачу ее во времени и пространстве для решения производственных, научных, управленческих и иных задач.

Классификация управленческой информации

Информация, функционирующая на предприятии в управленческом процессе, может классифицироваться следующим образом:

• по форме отображения (аудиовизуальная, визуальная, и смешанная);
• по форме представления (буквенная, цифровая, кодированная);
• по роли в процессе управления (прогнозная, аналитическая, отчетная, нормативная, научная);
• по качеству (достоверная, недостоверная, вероятностно достоверная, ложная);
• по возможности использования (достаточная, необходимая, избыточная);
• по степени обновляемое (постоянная или переменная);
• по степени деятельности предприятия (управленческая, экономическая, социальная, технологическая);
• по источнику возникновения (внутриорганизационная или внешняя);
• по степени преобразования (производная первичная, , обобщенная);
• по виду носителя (печатный текст, фильм, машинный носитель);
• по времени поступления (постоянная, периодическая, эпизодическая, случайная).

Можно выделить еще один вид управленческой информации, существующий в памяти всех людей, который включает накопленный опыт, знание наук, схожие управленческие ситуации, которые ранее уже были в управлении использованы, а также данные о работе других предприятий, опубликованные в печати, факторы, влияющие на финансово-хозяйственную, производственную деятельность и управление и пр.

Этапы процесса управления с информационной точки зрения

Процесс управления с информационной точки зрения представляет собой последовательность определенных этапов (рис. 1).

Рис. 1. Информационная сторона процесса менеджмента

Итак, информационная сторона менеджмента характеризуется следующими этапами:

1. сбор первичной информации;
2. регистрация ее, передача и сохранение на носителе информации;
3. математическая и логическая обработка первичной информации, результатом чего является синтетическая информация, которая может быть оформленной в виде документа;
4. предоставление субъекту управления синтетической информации;
5. в случае, если субъект управления считает, что предоставленной информации для принятия управленческого решения достаточно, то осуществляется переход к следующему пункту, в ином случае происходит дополнительный сбор первичной информации, регистрация ее, обработка и предоставление субъекту управления полученной вновь синтетической информации;
6. принятие управленческого решения субъектом;
7. оформление решения в документальном виде;
8. архивизация документов;
9. доведение до исполнителей решения.

После этого исполнители совершают ряд определенных действий, что приводит к изменению состояния управляемого или управляющего объектов, обновлению информации в первичном виде.

Информационный менеджмент как средство управления информационным процессом

Признаками компании с высоким уровнем реализации информационного менеджмента являются показатели:

• высшее руководство в состоянии описать процедуры информационного менеджмента в фирме;
• прямое участие высшего менеджмента в процедурах принятия стратегических решений в части управления информацией;
• наличие чётких целей бизнеса для вложения инвестиций в информационные технологии;
• наличие в управлении динамики уменьшения перемен.