Аудит документального оформления командировки работников в пределах страны
При аудиторской проверке документального оформления расчетов с подотчетными лицами по командировкам в пределах страны аудитор, прежде всего, проверяет наличие и правильность составления следующих документов (Рис.1):
Рисунок 1. Документы, подтверждающие командировку работника
На основании Письма Министерства финансов РФ от $24.10.2006$ № 03-03-04/2/226, формировать одновременно документы по формам № Т-9, № Т-9а и № Т-10 нет необходимости, поэтому в организации может быть или приказ о направлении работника в командировку, или командировочное удостоверение.
Статья: Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам в пределах страны
В тех случаях, когда работник организации отправляется в командировку и возвращается из нее в один день, то командировочное удостоверение выписывать не обязательно. Однако аудитор может указать на обязательность составления всех перечисленных выше документов, основываясь на содержании Письма Министерства финансов РФ от $23.05.2007$ № 03-03-06/2/89, в котором составление перечисленных документов обязательно.
Проверка авансового отчета командированного работника организации
По возвращении из командировки, работник предоставляет в бухгалтерию организации авансовый отчет, составленный по форме №АО-1. К такому авансовому отчету прилагаются все документы, которые подтверждают командировочные расходы работника.
Проверяя авансовые отчеты, аудитор, прежде всего, обращает внимание на целесообразность расходованных средств организации, наличие и правильное оформление всех соответствующих первичных документов (билеты на проезд, счета на оплату гостиницы и т.п.) В общем, по авансовому отчету командированного работника оплачиваются (Рис.2):
Рисунок 2. Оплачиваемые по авансовому отчету расходы командированного работника
Как правило, перед командировкой, работник получает аванс, который выдают в рублях, согласно предварительно составленной смете на командировку.
Расходы, которые не подтверждаются документально, – это размер суточных, которые не могут превышать размер в $700$ руб. в командировках в пределах страны.
Аудитор проверяет, правильно ли рассчитаны суммы суточных командированному работнику. Считают дни командировки, включая день отъезда и день приезда. Днем отъезда является день отправления транспортного средства, на котором работник отправляется в командировку до $24:00$ включительно. Днем приезда является день прибытия транспортного средства до $24:00$ включительно.
Аудит налогообложения командировочных расходов
В системе налогообложения расходы на командировку работника подлежат включению таких сумм в расходы предприятия.
Датой признания командировочных расходов считается дата утверждения авансового отчета, предоставленного командированным работником. Данное положение регулируется Налоговым кодексом РФ, а именно статьей $264$ и $272$). Аудитор, в первую очередь, обращает внимание на это событие.
Кроме того, аудитор обращает внимание на наличие локального нормативного акта в организации, включающий перечень расходов и их максимально допустимый размер.
Аудитор обращает внимание на расходы, которые не могут быть оплачены работнику. Такими расходами могут быть:
- чеки из баров, ресторанов;
- счета на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.);
- прочие не обоснованные расходы в командировке.
Руководителем организации может быть принято решение об оплате таких услуг, но в данном случае такие расходы должны облагаться НДФЛ и социальными взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Разумеется, такие суммы не попадают в расходы предприятия, и аудитор должен удостовериться в этом.
Расходы на проживание работника в командировке (гостиница, отель др.) попадают в расходы предприятия и уменьшают налогооблагаемую прибыль, согласно Налоговому кодексу РФ, а именно статье $264$.
Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, не облагается НДФЛ, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. $3$ ст. $217$, п. $1$ ст. $238$ НК РФ.
Чтобы все указанные затраты, связанные с командировкой, были отнесены на расходы организации, аудитор должен проверить правильность оформления таких документов. Проверить обозначенные в них суммы, наличие всех необходимых реквизитов и т.д. в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты и выписаны на лицо, которое их получило в командировке.
Еще одним важным элементом налогообложения командировочных расходов, является то, что суммы НДС, указанные в документах, могут быть предъявлены к вычету.
