Организация работы с документами за рубежом (делопроизводство) (Украина , Белоруссия , Казахстан)

В современном высококонкурентном обществе разработка и внедрение технических нормативных правовых актов (ТНПА) в любой сфере деятельности является наиболее эффективным механизмом обеспечения согласованности действий и повсеместного распространения наилучших технологий и методов работы. ТНПА необходимы организациям различных форм собственности при оценке качества произведенной продукции (работ, услуг) и ее соответствия международным нормам .
Усиление значения экономических факторов и, как следствие этого, юридической силы документов повышает актуальность данного исследования в сфере управления документами. Ларин М.В. так определяет развитие отрасли делопроизводства: «направленные на отход от примата делопроизводства, от классического деления документации «по системам» и на переход к созданию высокоэффективных систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, в особенности в государственном аппарате управления» .
В данном исследовании предметом выступают регламентация и управление основными организационными формами регулирования создания и функционирования систем документации. Объектом исследования будут системы управления документацией, повышающие эффективность управленческой деятельности при использовании технологий классической исполнительской дисциплины и современного регулярного менеджмента и проектного управления.
Целью исследования является исследование стандартизации в Украине, Беларусии, Казахстане регламентов и процедур управления всеми документами, которые призваны обеспечить эффективный доступ к содержащейся в документах информации и защиту документов.
Для реализации цели данной работы следует решить следующие задачи:
– определить международные ТНПА, которые содержат весь мировой опыт разработки, внедрения и эксплуатации систем управления документами;
– изучить законодательную и нормативно-правовую базу трех государств;
– провести анализ и выявить схожие и различные стороны в законодательной и нормативно-правовой базе государств;
– провести анализ организации делопроизводства в трех государствах.
В последние годы ужесточение требований к корпоративному делопроизводству и документообороту со стороны контролирующих организаций, а также то, что документы стали не только привычными, но и предпочтительными в ходе судебных разбирательств привело росту объема продаж международных систем управления документацией и информационными ресурсами в странах-лидерах в области ИТ.
Так, источниками для данного исследования служат законы в области информации и информатизации в Украине Беларуси и Казахстане, как постсоветские страны СССР. Закон о Национальном фонде страны присутствует в теоретическом исследовании темы. Нормативно-правовая база отражена в типовых положениях о создании экспертно-проверочных комиссий на базе государственных архивов, экспертных комиссий на базе архивов организаций; типовых инструкциях по делопроизводству в государственных органах стран и республик. Рассмотренная литература в работе – это учебные пособия для студентов, научные статьи, авторефераты на соискание научных степеней. Теоретические основы делопроизводства и организации архивного дела и делопроизводства за рубежом отражены в работах авторов таких как Кузнецова Л., Рогожин, Андреева В, Басаков М, Быкова Т, Кирсанова М.
В практической части работы приводятся примеры организации делопроизводства на предприятиях государства Украина, республик Беларусь и Казахстан.
В заключении работы даются выводы сделаны в процессе анализа работы, приводится список источников и использованной литературы, а также примечания.

Введение 3
Глава 1. Теоретические основы законодательной и нормативной базы Украины, Беларуси, Казахстана в сфере организации делопроизводства 6
1.1. Законодательная и нормативная база Украины в сфере организации делопроизводства 6
1.2. Законодательная и нормативная база Республики Беларусь в сфере организации делопроизводства 13
1.3. Законодательная и нормативная база Республики Казахстан в сфере организации делопроизводства 16
Глава 2. Организация работы с документами на предприятии 22
Заключение………………………………………………………………………….40
Список источников и литературы 43

В ходе проведенного исследования изучены законодательные и нормативно-методические акты, разработанные и введенные в действие на территории Украины, Республики Беларусь и Республики Казахстан после 2000 года. Данные акты представляют собой систему международного законодательства, направленного на регулирование вопросов, касающихся сферы делопроизводства и архивного дела.
В процессе изучения законодательства стран мы выявили, что Украина и Республика Беларусь используют закон «об информации и информатизации» – о документах на бумажных и электронных носителях, Республика Казахстан – закон «об информатизации», в котором речь идет только об электронных документах. Российские нормативные акты разработаны относительно и бумажного и электронного делопроизводства.
Закон о «нормативно-правовых актах» введен в действие в трех странах. Законом регулируется порядок работы с документами в государственных органах власти, организациях, учреждениях, предприятиях. Российские законодательные акты также касаются работы федеральных органов исполнительной власти.
Каждая из стран ввела в действие в 90х годах ХХ столетия Закон « О Национальном архивном фонде». Законы включают общие понятия, разделы и статьи касающиеся документов, отнесенных к Национальному архивному фонду страны. Закон РФ «О архивном фонде РФ» содержит однотипные положения, что и законы Белоруссии, Украины и Казахстана.
На основе данного закона в делопроизводстве трех государств разработаны и введены в действие Перечни типовых документов, которые создаются в органах государственной власти, в организациях и учреждениях, с установлением сроков их хранения. Последняя редакции Перечня РФ выпущена в работу в 2010 году.
Работа по ведению делопроизводства во всех организациях, предприятиях, учреждениях любых форм собственности отражена в Типовой инструкции по делопроизводству Украины и Республики Беларусь. В республике Казахстан регламент работы службы делопроизводства носит название «Типовые правила документирования и работы с документацией». Типовая инструкция по делопроизводству РФ утратила силу, однако пока не утверждена новая, организации и федеральные органы власти придерживаются ее.
Основные правила работы ведомственных архивов (архивов организаций) устанавливают порядок составления номенклатур дел, завершения дел в делопроизводстве, передаче их в архив организации, проведения экспертизы ценности документов. Основные правила введены в действие в России раньше Правил других стран СНГ, в 2002 году.
Указы, постановления и распоряжения «о создании и использовании бланков документов» принимаются на всех уровнях власти: Президентом, Кабинетом Министров, Министерством или Министром во всех четырех исследованных нами странах СНГ.
Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело» в Украине и республике Беларусь утверждается до введения нового, в Казахстане ГОСТ устанавливается сроком на 5 лет и по истечении срока вносятся изменения или срок действия продлевается. Проведенный нами анализ определений документооборота в России строился на ГОСТ 1998 года, однако в 2013 году введен в действие новый ГОСТ «Делопроизводство термины и определения», следует отметить, что несмотря на отмену устаревших понятий и введение в оборот новых, этот стандарт не достигает необходимого уровня мировых стандартов в области делопроизводства и архивного дела.
Таким образом, можно сказать, что законодательство и нормативно-правовая база четырех государств идет в ногу со временем, но требует своевременных доработок. С разницей в год, максимум пять лет, принимаются, изменяются законы. Небольшие отличия в актах зависят от особенностей развития государства.
Объективно оценивая уровень законодательной и нормативной базы Украины, Республики Беларусь, Республики Казахстан мы должны сказать, что они развиваются равномерно и последовательно. Нормы права направлены на устранение коллизий, возникающих в области делопроизводства на всех уровнях власти.
Комплекс документов каждого государства отражает политико-правовую связь структур, исторический период развития, влияние традиций на законодательство страны. Нельзя не отметить преемственность законодательства СССР во всех трех государства.

Источники
1. Закон Украины «Об информации», введен Постановлением Верховной Рады Украины №2658-XII от 02.10.1992.
2. Закон Украины «О местном самоуправлении в Украине», утвержден Верховной Радой Украины 1997. № 24. ст.170.
3. Закон Украины «О доступе к публичной информации». Постановление Верховной Рады Украины от 24 декабря 1993 года N 3815-XII
4. Закон Украины «О Национальном фонде и архивных учреждениях», утвержден Постановлением Верховной Рады Украины от 24.12.1993. №3815-XII. Электронный ресурс: Верховна Рада України http://zakon4.rada.gov.ua/laws/main/nn.
6. Постановление Кабинета Министров Украины о Порядке создании и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвежден 08.10.2007. 3 1004.
7. Приказ №16 от 16.03.2001, зарегистирован в Министерстве юстиции Украины 08.03.2001 №407/5598 «Об утвердждении Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, организаций и учреждений».
8. ГОСТ 4163-2003 Национальный стандарт Украины. Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.»
9. Методические рекомендации по использованию ГОСТ 4163–2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования по оформлению документов», принят 07.11.2003.
10. Перечень типовых документов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий, и организаций, с определением сроков хранения документов, утвержден приказом Минюста Украины 12.04.2012 № 578/5.
11. Типовая инструкция по делопроизводству в центральных государственных архивных учреждениях Украины, Государственном архиве в Автономной Республике Крым, государственных архивах областей, городов Киева и Севастополя, утверждена Министерством юстиции Украины 25.10.2012 №1571/5.
12. Официальный веб-портал Государственной архивной службы Украины. Электронный ресурс URL: http://www.archives.gov.ua/Rus/
13. Международные стандарты, регулирующие управление документацией в организациях.//Сетевые решения. A-Z. Электронный ресурс URL: http://nestor.minsk.by/sr/2008/06/sr80601.html
14. Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации». Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. 2008. №279№ 2/1552.
15. Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями.
16. Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», принят Палатой представителей 20 октября 2011 года, одобрен Советом Республики 8 ноября 2011 года.
17. Законом Республики Беларусь от 06.10.1994 №3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь.
18. Закон Республики Беларусь от 10.01.2000 г «О нормативных правовых актах Республики Беларусь».
19. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями
20. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями,
21. Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424, утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172, с изменениями и дополнениями.
22. Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки (утверждено постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 1 марта 2002 г. № 29, с изменениями и дополнениями.
23. Постановление Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях республики Беларусь».
24. СТБ 6.38-2004 Унифицированная система документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Использоание и оформление документов, введен 01.07.2005.
25. Закон Республики Казахстан от 11.01.2007 № 217-III «Об информатизации».
26. Закону Республики Казахстан от 21.05.2013 №94-VЗРК «О персональных данных и их защите».
27. Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-1 «О Национальном архивном фонде и архивах».
28. Приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года № 33 «О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан».
29. СТ РК 1037-2001 Государственный стандарт Республики Казахстан «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», продлен на пять лет с 22.02.2013.
30. СТ РК 1042-2001. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
31. Основные правила работы ведомственных архивов, утверждены приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года № 93.
32. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждены приказом Министра культуры, информации и спорта Республики Казахстан от 18.07.2005 №203.
Литература:
33. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение/В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 101.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления)/Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – С. 120.
34. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству/М.И. Басаков. – Ростов-на-Дону: Издательство «Март», 2006 – с. 25
35. Быкова Т.А. Делопроизводство/Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – С. 5
36. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления/М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 – С.205.
37. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга. 2002 г. – 413 с.
38. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство/М.Ю. Рогожин. – М.: Индекс Медиа, 2007 – с. 9
39. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления/Л. А. Румынина. – М.: Академия, 2009. – с. 83.
40. Рыбаков А.Е. Комментарий к инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.//Отдел кадров.. март 2009. №3.– С. 98.