Документационное сопровождение деятельности организации на примере ООО «Авто»

На сегодняшний день для совершенствования деятельности предприятия необходимо регламентировать процедуру управления предприятием. Для этого необходимо создавать локальные нормативные акты (ЛНА) предприятия.
Данное исследование актуально потому, что:
1) освещает малоисследованную на примере отечественных предприятий проблему;
2) позволяет решить ряд практических задач на основе полученных в исследовании выводов.
В процессе исследования нами были изучены работы различных авторов.
Целью работы является выявление проблем документационного сопровождения деятельности организации на примере ООО «Авто».
Задачи, требующие решения для достижения данной цели:
 описание теоретических основ документационного сопровождения деятельности организации;
 исследование особенностей, понятия и сущности документационного сопровождения согласно отечественному законодательству:
o ГК РФ,
o ТК РФ,
o АК РФ,
o Федеральные Законы,
o Постановления,
o ГОСТЫ.
 анализ правовой основы, регулирующая документационное сопровождение организации: организационные документы, устав, отраслевые законы, положения по з/п, по прибыли, федеральные законы об обществах с ограниченной ответственностью, О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, о персональных данных, о порядке рассмотрения обращения граждан РФ; Постановления, ГОСТы ( УСОРД, Делопроизводство и архивное дело), ОКУД, ОКПО;
 описание локальных нормативных актов в документационном сопровождении деятельности:
o типовой регламент,
o коллективный договор,
o Инструкция по ведению документационного сопровождения,
o Правила внутреннего трудового распорядка,
o Должностная инструкция,
o Штатное расписание,
o положение об организации.
 анализ специфики документационного сопровождения деятельности ООО «Авто»;
 выявление особенностей документационного сопровождения ООО «Авто»;
 определение направлений по совершенствованию документационного сопровождения;
 описание процесса организации создания документов ООО «Авто».
Объект работы - ООО «Авто». Предмет - документационное сопровождение деятельности организации на примере ООО «Авто».
В исследовании использовались следующие методы:
 системный;
 структурный;
 функциональный;
 информационный;
 аксиоматический;
 выборочный;
 методы синтеза и анализа.
В работе было выявлено, что на предприятии отсутствуют ПВТР и Должностная инструкция менеджера, что ведет к негативным последствиям для предприятия.

Введение 6
Глава 1. Теоретические основы документационного сопровождения деятельности организации 9
1.1 Документационное сопровождение: понятие, сущность 9
1.2 Правовая основа, регулирующая документационное сопровождение организации 16
1.3 Локальные нормативные акты в документационном сопровождении деятельности 32
Глава 2. Анализ специфики документационного сопровождения деятельности ООО «Авто» 41
2.1. Характеристика организации ООО «Авто» 41
2.2. Особенности документационного сопровождения ООО «Авто» 52
2.3. Совершенствование документационного сопровождения организации ООО «Авто» 56
Заключение 62
Список используемой литературы 65
Приложения 74

Таким образом, нами были рассмотрены ЛНА предприятия. Для эффективного функционирования деятельности Общества необходимо четкое регулирование, которое осуществляется с помощью аппарата управления.
ООО «Авто» представлено в лице генерального директора, который несет ответственность за деятельность всего учреждения и по отдельным участкам деятельности, координирует работу всех структурных подразделений.
Регулирование деятельности невозможно без документационного обеспечения и здесь функции возложены бухгалтера и менеджера, которые упрощают осуществление процессов документационного сопровождения, начиная документированием решений управления и заканчивая последними стадиями документооборота – исполнение документа и его хранение. Именно их работа придает юридическое оформление деятельности предприятия, путем создания и оформления документов, отражающих эту деятельность. Бухгалтер посредством документов осуществляет взаимодействие генерального директора и его заместителей и структурных подразделений.
Общество предлагает широкий выбор продукции. Но для того, чтобы данная продукция предоставлялась в соответствии с действующим законодательством, Общество имеет свою нормативно-правовую базу. Качество продукции соответствует лучшим мировым стандартам. Также в этот комплекс входят как Конституция Российской Федерации, Кодексы РФ, так и федеральные законы.
Во-первых, законодательное обеспечение направлено на регулирование Общества как предприятия в целом, например Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью». Во-вторых, направлено на регулирование деятельности специалистов. Сюда включены Положения и Инструкции о деятельности того или иного должностного лица, так и документы, направленные на защиту прав работников, первоочередным здесь является Трудовой кодекс РФ. В-третьих, это документы, содержащие нормы по защите окружающей среды, например. Федеральный закон «Об охране атмосферного воздуха».
Поскольку необходим обхват всех сторон деятельности предприятия, как управленческой, так и производственной, то в ее законодательную базу входит документация, регламентирующая работу с документами, таких как стандарты «Управление документацией», «Порядок ведения документационного сопровождения».
В Обществе все документы имеют общие этапы прохождения и обработки. Но этот общий путь движения создаваемых на предприятии документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.
На предприятии присутствует смешанная форма организации работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализованно (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания.
Журнальная форма регистрации более удобна для Общества т.к. виден сразу общий объем обработанных документов.
В ООО «Авто» архив только начинают вводить, следовательно до этого времени, экспертиза и сдача на архивное хранение не производится. Требований к оформлению дел отсутствует, документы подшиваются в течение года в папку-крону. Уничтожение документов не проводилось, а, значит, документы сформированы и оформлены не правильно в деле подшито более 250 листов, толщина дела более 4 сантиметров, дела не пронумерованы, нет листа-заверителя, внутренней описи. Листы в деле не систематизированы. Предприятие работает без номенклатуры дел, а значит, возможное уничтожение дел раньше, чем истечет срок хранения самого дела.
Кроме того, на предприятии отсутствуют должностные инструкции и ПВТР, что ведет к негативным последствиям. Для этого было предложено создать данные документы.

1. Абалдуев В. Оформляем обязанности водителя-экспедитора // Кадровик. 2012. № 4. С. 160-166.
2. Абалдуев В. Оформляем обязанности водителя-экспедитора // Кадровик. 2012. № 5. С. 168-171.
3. Абушева О.В. 100 реальных образцов должностных инструкций в строительстве // [Абушева Ольга Викторовна, Сальникова Людмила Викторовна, Хохлова Анна Сергеевна] ; под ред. Л. В. Сальниковой. Москва, 2012.
4. Автоматизированное формирование персональных должностных инструкций сотрудников проектных организаций / Соснин П.И., Святов К.В., Перцев А.А. // Программные продукты и системы. 2013. № 4. С. 44.
5. Акимова М.А. Разработка типовых должностных регламентов ( должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел: методические рекомендации / М. А. Акимова ; М-во внутренних дел Российской Федерации, Федеральное гос. казенное образовательное учреждение доп. проф. образования «Всероссийский ин-т повышения квалификации сотрудников МВД России» (ВИПК МВД России). Домодедово, 2012. (7-е изд., перераб. и доп.).
6. Баловнева К.С. Понимание сотрудниками взаимосвязи результата с заработной платой - основа эффективности труда // Вестник Самарского государственного технического университета. Серия: Экономические науки. 2014. № 2 (12). С. 76-79.
7. Вдовин Н.В., Ковыршина С.В. Особенности структуры должностной инструкции как инструмент поддержки принятия коллективного решения // Сборники конференций НИЦ Социосфера. 2014. № 61. С. 200-203.
8. Винокуров В.Н. Квалификация деяний при нарушении норм уголовного кодекса Российской Федерации, кодекса российской федерации об административных правонарушениях и должностных инструкций // Современное право. 2013. № 7. С. 142-146.
9. Гаврилов А.А., Крутова Г.Н. Критерии оптимальности системы бюджетирования в телекоммуникационных компаниях // Современная экономика: проблемы и решения. 2014. № 4 (52). С. 8-23.
10. Ганькевич Т.В. Процессный подход к разработке должностных инструкций // Методы менеджмента качества. 2013. № 6. С. 10-15.
11. Гаюнов С. Типичные ошибки при оформлении совмещения профессий (должностей) // Кадровик. 2012. № 9. С. 166-172.
12. Глаголев Я.Б., Киндеркнехт А.С. Актуальность идентификации видов инструктирующего текста для переводчиков // Филологические науки. Вопросы теории и практики. 2014. № 1-2 (31). С. 54-56.
13. Горшкова Л.Л. Возмещение стоимости услуг представителя в суде // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2012. № 16. С. 17-19.
14. Данякина Е.И. Организационная культура и профессиональное суждение бухгалтера // Бухгалтерский учет. 2012. № 1. С. 123-125.
15. Должностная инструкция медицинской сестры кабинета диспансеризации отделения медицинской профилактики ГКБ № 1 // Главная медицинская сестра. 2013. № 8. С. 36-40.
16. Должностные инструкции главного энергетика и инженера-энергетика // Главный энергетик. 2015. № 2. С. 53-58.
17. Дутов Н.Ю., Дутов Ю.И. К вопросу о функциях следователя в состязательном уголовном процессе // В сборнике: Теория и практика инновационных технологий в АПК материалы научной и учебно-методической конференции профессорско-преподавательского состава, научных сотрудников и аспирантов ВГАУ. под общей редакцией В. Н. Плаксина. 2014. С. 284-286.
18. Дьяконов А.В. О должностной инструкции и функционале начальника производственного участка угольного разреза // Уголь. 2013. № 3 (1044). С. 110-111.
19. Дьяконов А.В. Развитие функционала начальника участка угольного разреза для повышения эффективности и безопасности производства // Горный информационно-аналитический бюллетень (научно-технический журнал). 2013. № S2. С. 16-27.
20. Евдокимова Н.В. Особенности организации бухгалтерского дела и аутсорсинг // Вестник Самарской гуманитарной академии. Серия: Экономика. 2012. № 1. С. 58-65.
21. Ефремов А.В. О разработке в военном комиссариате локальных нормативных актов // Право в Вооруженных силах. 2013. № 7 (193). С. 91-95.
22. Заведующие аптеками: функции, права и обязанности / Чеснокова Н.Н., Кононова С.В., Петрова С.В. // Ремедиум. Журнал о российском рынке лекарств и медицинской технике. 2014. № 1-2. С. 71-72.
23. Зайцева О.Б. К вопросу о документировании трудовых отношений // Российский ежегодник трудового права. 2012. № 8. С. 303-317.
24. Иванченко Н.В., Канардов И.В. Роль должностных инструкций в жизни современной компании // Управление корпоративными финансами. 2014. № 1. С. 22-27.
25. Как написать должностную инструкцию, чтобы она работала? / Макарова Е., Толстогузов М., Ладина О., Пятаева Е., Царькова Е., Егоров Е. // Секретарское дело. 2012. № 9. С. 24-33.
26. Каляшин А.В. Индивидуальные и административные правовые акты как правовые источники службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы // Труды Академии управления МВД России. 2013. № 2. С. 24-28.
27. Канаева Л.В. Должностные инструкции ППС в ВУЗе: стандартизация содержания и применения // В сборнике: Актуальные проблемы права России и стран СНГ – 2014 Материалы XVI Международной научно-практической конференции, посвященной 85-летию со дня рождения профессора, доктора юридических наук, Заслуженного деятеля Высшей школы Юрия Даниловича Лившица. Министерство образования и науки Российской Федерации, ФГБОУ ВПО «Южно-Уральский государственный университет» (национальный исследовательский университет), Юридический факультет. 2014. С. 307-310.
28. Катасонова С. Специалист по контроллингу: что включить в должностную инструкцию // Кадровик. 2013. № 11. С. 143-147.
29. Княжев О.В. Собственник и управляющий. Как предотвратить конфликт интересов // Креативная экономика. 2012. № 2. С. 104-110.
30. Комелькова М.А., Баштанар И.М. Анализ должностной инструкции кассира ООО «Суперстрой Челябинск» // В сборнике: Современные концептуальные положения научных исследований и практика управления бизнесом сборник статей и тезисов докладов X Международной научно-практической конференции студентов, магистрантов и аспирантов: в 2-х томах. редколлегия: А.А. Якушев, Т.И. Бухтиярова, А.В. Дубынина. 2014. С. 187-192. 0
31. Контрактный управляющий. Нужно ли специалиста, занимающегося закупками, называть контрактным управляющим с присвоением новых должностных инструкций, касаясь кадрового документационного сопровождения? // Экономика ЛПУ в вопросах и ответах. 2014. № 1. С. 39.
32. Кулагин О. Формулируем обязанности работников в должностных инструкциях // Кадровик. 2012. № 6. С. 142-147.
33. Ловчева М. Система целевого управления эффективностью деятельности: регламентация ключевых показателей в локальных документах организации // Кадровик. 2013. № 8. С. 148-166.
34. Методические рекомендации по составлению функционально-должностных инструкций для фармацевтических работников / Шертаева К.Д., Умурзахова Г.Ж., Блинова О.В., Махатов Б.К., Сапакбай М.М., Тулемисов С.К., Ботабаева Р.Е., Уразбаева С.А. // В сборнике: Проблемы экономики, организации и управления в России и мире Материалы V международной научно-практической конференции. Ответственный редактор Уварина Н.В. Прага, Чешская республика, 2014. С. 427-429.
35. Михайлов Ю.М. Самые востребованные рабочие инструкции / Ю. М. Михайлов. Москва, 2012.
36. Михайлюк О.Н., Черыгова И.А. Особености организации работы маркетинговых служб на предприятиях АПК // Агропродовольственная политика России. 2012. № 2. С. 50-54.
37. Морозов С.Г. Разработка должностных инструкций: внедряем системный подход // Стандарты и качество. 2013. № 6 (912). С. 58-61.
38. Орлова Е.В. Должностная инструкция: лишний документ или сильный аргумент? // Налоговая политика и практика. 2012. № 8. С. 60-65.
39. Орлова Е.В. Должностные инструкции: аргументы “за” и “против” // Правовые вопросы в здравоохранении. 2013. № 4. С. 102-111.
40. Плетухина С. Разработка должностной инструкции специалиста службы безопасности // Кадровик. 2013. № 12. С. 108-112.
41. Подольский М.С., Феоктистов А.А. Исполнительская дисциплина – инструмент управления в строительных (проектных) организациях // Методы менеджмента качества. 2012. № 4. С. 16-18.
42. Подход к построению и использованию персонифицированной модели проектировщика / Маклаев В.А., Перцев А.А., Соснин П.И. // Автоматизация процессов управления. 2013. № 4 (34). С. 42-49.
43. Профессиональные стандарты в рамках реформы системы профессионального образования / Самарин Е.В., Хайруллин Р.З., Рязапова Л.З., Куликова Д.И., Кудосов А.А. // Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. 2014. № 4-2. С. 202-206.
44. Процессный подход как методическая основа для разработки должностных инструкций медицинских работников / Брескина Т.Н., Погонин А.В., Тяжельников А.А., Юмукян А.В. // Вестник Росздравнадзора. 2015. № 1. С. 66-72.
45. Пустозерова В. Должностная инструкция директора по персоналу // Кадровик. 2013. № 5. С. 145-150.
46. Пустозерова В. От национальной рамки квалификаций до системы должностных инструкций организации // Кадровик. 2012. № 6. С. 148-152.
47. Разумов Е.А., Черных А.А. Практические рекомендации по основам организации гражданской обороны и мобилизационной подготовке в лечебно-профилактическом учреждении // Фундаментальные и прикладные исследования: проблемы и результаты. 2014. № 15. С. 68-73.
48. Ракитина М.И., Коваленко А.Н. Анализ должностной инструкции документоведа: модель компетенций // В сборнике: АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ГУМАНИТАРНЫХ НАУК Сборник научных трудов студентов, аспирантов и молодых ученых. Национальный исследовательский Томский политехнический университет; Редакторы: Трубникова Н.В., Корниенко А.А., Лукьянова Н.А., Колодий Н.А., Попова Л.Л., Блейхер О.В., Арляпова Е.В., Раздьяконова Е.В., Метальникова Н.С., Карлова Л.В., Медведева Т.А., Конюхова Т.В., Забирова Т.А.. Томск, 2012. С. 523-525. 0
49. Реймер Л.Р., Севолова Н.В. Роль моральной мотивации педагогических работников ДОУ к повышению продуктивности работы (качеству образования) посредством материального стимулирования сотрудников // Экономика и управление: анализ тенденций и перспектив развития. 2013. № 6. С. 160-164. 0
50. Романова И.Н. Теоретико-правовые и практические аспекты охраны прав авторов на служебные произведения // Юридическая наука. 2014. № 3. С. 52-56.
51. Рудь Ю.Н. Должностная инструкция как элемент корпоративной социальной ответственности // Международное научное издание Современные фундаментальные и прикладные исследования. 2013. № 2 (9). С. 96-99.
52. Саидгасанова Э.У. Языковые средства выражения коммуникативных стратегий и тактик в текстах организационно-правовых документов добровольческого объединения // Вестник Балтийского федерального университета им. И. Канта. 2014. № 8. С. 74-79.
53. Саранчук Ю.М. Особенности обработки персональных данных при осуществлении внутриобъектового и пропускного режимов на объектах охраны (часть вторая) // Исторические, философские, политические и юридические науки, культурология и искусствоведение. Вопросы теории и практики. 2012. № 12-2. С. 180-182.
54. Семенова Д.Г. Регламентация должностных обязанностей государственных гражданских служащих (на примере судов общей юрисдикции) // В сборнике: Достижения высшей школы-2013 материали за 9-а Международна научна практична конференция. Редактор Милко Тодоров Петков. 2013. С. 79-83.
55. Сидоркина С. Проектирование функционала должности как аспект нормирования труда персонала // Кадровик. 2012. № 10. С. 148-151.
56. Сидоркина С.В. Проектирование функционала должности как аспект нормирования труда персонала // Нормирование и оплата труда в промышленности. 2013. № 5. С. 10-12.
57. Соложнин А.В. Освоение стандарта профессиональной деятельности в школе // Народное образование. 2014. № 4. С. 90-98.
58. Степовая Е.А., Резниченко С.В. Правое положение должностной инструкции в трудовом праве // В сборнике: Молодежь и XXI век - 2015 материалы V Международной молодежной научной конференции (26-27 февраля 2015 года), в 3-х томах. Ответственный редактор Горохов А.А.. Курск, 2015. С. 23-27.
59. Сущенко И.И. Анализ работ и системы оценки должностей как элемент современной организации труда и управления предприятием // Интернет-журнал Науковедение. 2012. № 4 (13). С. 59.
60. Сыскина М.М. Разрешение проблемы реализации муниципальной кадровой политики // В сборнике: ФУНДАМЕНТАЛЬНЫЕ И ПРИКЛАДНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ: ПРОБЛЕМЫ И РЕЗУЛЬТАТЫ Труды международной научно-практической конференции. Москва, 2014. С. 284-287. 0
61. Топоркова С.А. Трудовой договор как основная организационно-правовая гарантия работнику от незаконного увольнения // Российская юстиция. 2014. № 10. С. 8-11.
62. Троян Т.А., Ясменко Г.Н. Роль должностных инструкций в организации эффективной работы аппарата бухгалтерии // В сборнике: Формирование экономического потенциала субъектов хозяйственной деятельности: проблемы, перспективы, учетно-аналитическое обеспечение Международная научно-практическая конференция студентов. 2014. С. 286-292.
63. Федоров П.И. К вопросу об управление рисками. Организационно-методические аспекты // Экономика и управление: проблемы, решения. 2015. № 2. С. 55-57.
64. Филина И.А. Должностной анализ фармацевтических специалистов // Ученые записки Орловского государственного университета. Серия: Естественные, технические и медицинские науки. 2013. № 6. С. 265-270. 0
65. Хованская О. Должностные инструкции педагогов и тьюторов // Кадровик. 2012. № 2. С. 108-111.
66. Черемисинов В.Г. Как создать корпоративную книгу продаж: работа с кадрами // Управление продажами. 2013. № 1. С. 24-36.
67. Чернега Ю.С., Гогунский В.Д. Разработка модели деятельности инженера по охране труда с использованием цепей Маркова // Восточно-Европейский журнал передовых технологий. 2014. Т. 5. № 3 (71). С. 39-43.
68. Чернышева М.А. Работа документоведа в муниципальном бюджетном образовательном учреждении «Верхопенская средняя общеобразовательная школа им. М. Р. Абросимова» // Перспективы науки и образования. 2013. № 2. С. 150-153.
69. Шевела Ю.В., Дроботова О.О. Идентификация проектно-экономических рисков, связанных с деятельностью руководителя проектов // Экономика и предпринимательство. 2014. № 12-3 (53-3). С. 649-652.
70. «Исправление» должностной инструкции / Синева Т., Комарова В., Габбасов Р., Михайлов И., Мазухина А., Кикинская А. // Кадровик. 2013. № 4. С. 193-195.
71. Achkasova O.V. Justification of selection of the format of description of requirements to position candidates by domestic industrial enterprises // Бизнес информ. 2013. № 7. С. 308-313.
72. Amosov O.Yu., Chernyaeva A.O. Working place as an organisational form of the process of labour // Бизнес информ. 2013. № 11. С. 217-223.